Polityka antykorupcyjna ATS Display Sp. z o.o.

(wersja 2.0.; Wiązowna 23 maja 2023 r.)

Mając na uwadze zapobieganie wszelkim przejawom korupcji, Zarząd oraz Pracownicy firmy ATS Display Sp. z o.o. są głęboko przekonani o konieczności przestrzegania w ramach prowadzonej przez siebie działalności obowiązujących uregulowań, w tym przepisów prawa oraz norm etycznych. Etyczne zachowania jak również odpowiedzialne prowadzenie biznesu jest naczelną i podstawową zasadą przyświecającą firmie ATS Display Sp. z o.o. Odpowiedzialność za osiągnięcie tego celu spoczywa na wszystkich Pracownikach, Współpracownikach oraz Reprezentantach ATS Display Sp. z o.o.

Poniższe zasady stanowią uzupełnienie do obowiązujących zarówno krajowych i międzynarodowych norm prawnych dotyczących przeciwdziałaniu korupcji jak i mają na celu wyraźne potwierdzenie zobowiązania do długoterminowego i stabilnego modelu biznesowego.

Wartości ATS Display Sp. z o.o.

W codziennej pracy hołdujemy zasadzie transparentności i uczciwości w sposobie prowadzenia działalności. Spółka dąży do zachowania najwyższych standardów etycznych.
W firmie obowiązuje kategoryczny zakaz pośredniego i bezpośredniego proponowania, przekazywania i przyjmowania korzyści finansowych. Wszystkie transakcje muszą mieć odzwierciedlenie w dokumentach księgowych.
Stosujemy zasadę „zero tolerancji” w przypadku przekupstwa i korupcji. Każdy taki akt traktujemy z najwyższą powagą. Nasi Pracownicy nie mogą w trakcie wykonywania swoich czynności służbowych przyjmować ani oferować korzyści majątkowych i osobistych, ani też uzależniać wykonania jakiejkolwiek czynności służbowej od otrzymania korzyści majątkowej lub osobistej.
Stosujemy zasadę „zero tolerancji” w przypadku oszustwa, tj. umyślne podawanie nieprawdziwych danych w sprawozdaniach finansowych, umyślne wprowadzanie nieprawdziwych dokumentów, fałszowanie dokumentów, umyślne potwierdzenie nieprawdy w zakresie kontroli, przeinaczanie lub pomijanie zdarzeń, podawanie fałszywych informacji dotyczącej działalności firmy jak i wszelkie inne umyślne działania skutkujące szkodą dla ATS Display Sp. z o.o.

Zarządzanie ryzykiem korupcji

Wszyscy pracownicy firmy ATS Display Sp. z o.o., Członkowie Zarządu Spółki, jak również osoby świadczące jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Spółki w ramach zawartych umów cywilno – prawnych, zobowiązani są do przestrzegania zasad wynikających z niniejszej Polityki. Każdy nowo zatrudniony pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszą Polityką antykorupcyjną i podpisuje stosowne oświadczenie w tym zakresie. Oświadczenie dołączane jest do akt osobowych pracownika. Treść niniejszej Polityki dostępna jest dla każdego pracownika w formie papierowej w Dziale Kadr oraz w bibliotece procedur i regulaminów wewnętrznych ATS Display Sp. z o.o., a także w wersji elektronicznej na serwerze firmy, na dysku wspólnym dla wszystkich pracowników.
Pełnomocnik ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz właściciele poszczególnych procesów Zarządzania Procesem Jakości, na podstawie opracowanej w Księdze Jakości ISO 9001:2015 mapy tych procesów, odpowiadają za identyfikację ryzyka korupcji, ocenę i szacowanie ryzyka korupcji. Pracownicy Spółki są zobligowani do bieżącego monitorowania procesów zachodzących w firmie pod kątem potencjalnego lub faktycznego wystąpienia korupcji i zgłaszania takich sytuacji Pełnomocnikowi ds. Zarządzania Systemem Jakości i/lub Zarządowi.
Proces monitorowania ryzyka wystąpienia korupcji obejmuje m. in. weryfikację zidentyfikowanych ryzyk pod kątem ich aktualności czy odpowiedniej oceny danego ryzyka na skali punktowej. Kontrola ryzyka korupcji prowadzona jest regularnie, przynajmniej raz w roku, przy okazji prowadzonych audytów wewnętrznych, zgodnie z przyjętym w ATS Display Sp. z o. o. Systemem Zarządzania Jakością. Raportowanie o ryzyku korupcji i przeciwdziałaniu zagrożeniom korupcyjnym odbywa się w ramach rocznego przeglądu Systemu Zarządzania Jakością.

Analiza ryzyka korupcji

W ramach przygotowanej Polityki antykorupcyjnej ATS Display Sp. z o.o., opracowana została lista zagrożeń wystąpienia korupcji, która stanowi podstawę do identyfikacji ryzyka korupcji. Dodatkowo zostały opracowane grupy czynników obniżających i podwyższających prawdopodobieństwo wystąpienia korupcji oraz skutki wystąpienia korupcji.

Czynniki obniżające prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia – funkcjonujące zabezpieczenia:

pomieszczenia są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób niebędących pracownikami ATS Display Sp. z o.o. lub pracowników, którzy nie są upoważnieni do wglądu w dokumentację z danego obszaru działalności firmy:
ochrona fizyczna obiektu i weryfikacja osób wjeżdżających/wyjeżdżających na teren firmy zgodnie z „Procedurą przyjmowania gości ATS Display Sp. z o.o.” z 1 kwietnia 2023 r.,
elektroniczny system kontroli dostępu do budynku firmy na podstawie elektronicznych przepustek przypisanych do konkretnych użytkowników;
system alarmowy sygnalizacji włamania;
zamykane na klucz szafy bądź pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty zawierające tajemnice handlowe firmy, dane osobowe czy inne dane poufne;
jasno zdefiniowane uprawnienia pracowników w zakresach obowiązków pracowników i pełnomocnictwach;
transparentny i obiektywny system wynagradzania pracowników określony w Regulaminie Wynagradzania;
jasny podział uprawnień odnośnie opracowywania, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów i operacji finansowych;
czynności wykonywane przez jednego pracownika są weryfikowane przez jego współpracownika bądź przełożonego;
wszystkie procesy zidentyfikowane w ATS Display Sp. z o.o. w ramach Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 : 2015 odbywają się za pośrednictwem wewnętrznego systemu CRM – ERP opracowanego dla ATS Display Sp. z o.o. co pozwala na śledzenie procesów na każdym etapie realizacji;
istnieją jasne, stabilne i przejrzyste zasady postępowania określone w Księdze Jakości oraz innych wewnętrznych aktach prawnych;
wszystkie pomieszczenia poza pomieszczeniami socjalnymi, są objęte monitoringiem;
spotkania pracowników z osobami niebędącymi pracownikami ATS Display Sp. z o.o. odbywają się przy udziale kilku osób;
dostęp do dokumentów jest zabezpieczony i odpowiednio określone są prawa dostępu do dokumentów zgodnie z Polityką Ochrony Danych Osobowych ATS Display Sp. z o.o.
sieci i zasoby informatyczne są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem zgodnie z Polityką Ochrony Danych Osobowych ATS Display Sp. z o.o.;
utrzymywane są zapisy pozwalające na identyfikację i rozliczanie przeprowadzonych działań i transakcji;
w ATS Display Sp. z o.o. dużą wagę przywiązuje się do kwestii etycznych i moralnych mających swoje odzwierciedlenie w Regulaminie pracy, Polityce Antykorupcyjnej oraz Kodeksie Etycznym;

Czynniki podwyższające prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia:

rotacja pracowników;
duża liczba i rodzaj dokonywanych operacji (otrzymywane zamówienia od Klientów, wychodzące zamówienia do Dostawców, wymiana dokumentów księgowych);
spotkania pracowników z osobami niebędącymi pracownikami ATS Display Sp. z o.o. odbywające się bez świadków, poza siedzibą firmy;
brak opracowanych zasad postępowania w sytuacjach niestandardowych, występujących sporadycznie;
narażenie pracowników na próby nacisku spoza firmy;

Skutki wystąpienia korupcji:

utrata zaufania do firmy zarówno ze strony Klientów jak i instytucji oraz urzędów państwowych,
utrata Klientów,
utrata wizerunku,
skutki finansowe,
skutki prawne,
skutki organizacyjne – niezrealizowanie celów i zadań firmy,
opóźnienia w realizacji zamówień produkcyjnych,
wzrost przewagi firm konkurencyjnych w branży materiałów POS.

Następnie, na etapie analizy ilościowej dokonana została analiza prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka korupcji oraz dotkliwości skutków jej wstąpienia. W tym celu została sporządzona macierz wraz ze skalą akceptowalności ryzyka, która stanowi wewnętrzny dokument ATS Display Sp. z o.o. Opracowana lista zagrożeń wystąpienia korupcji nie oznacza, że do takich sytuacji kiedykolwiek doszło. Lista stanowi jedynie spis potencjalnych ryzyk w ATS Display Sp. z o.o., a ich poziom został sklasyfikowany jako niski lub średni w kontekście prawdopodobieństwa wystąpienia oraz następstw wystąpienia danego ryzyka.

Wręczanie i przyjmowanie upominków

W ramach relacji biznesowych ATS Display Sp. z o.o. dopuszczone jest przyjmowanie i wręczanie upominków okolicznościowych, korzystanie z innych form gościnności oraz udzielanie darowizn w granicach określonych w niniejszej Polityce.
Pracownicy powinni poinformować nadawcę prezentu o zasadach wynikających z niniejszej Polityki.
Wszelkie działania marketingowe są prowadzone przez ATS Display Sp. z o.o. z uwzględnieniem zasad przeciwdziałania i zapobiegania korupcji, zgodnie z niniejszą Polityką oraz Kodeksem Etycznym ATS Display Sp. z o.o.
Wręczanie lub przyjmowanie upominków okolicznościowych w relacjach biznesowych jest dopuszczone wyłącznie w sytuacjach, które nie wpływają lub nie rodzą podejrzeń wpływania na decyzje Spółki.
W ramach niniejszej Polityki dopuszcza się wręczenie lub przyjęcie przez pracownika ATS Display Sp. z o.o. symbolicznego upominku okolicznościowego (np. w okresie Świąt Bożego Narodzenia, jubileusz) o wartości nie wyższej niż 200 zł brutto.
Za zakup upominków odpowiedzialny jest Dział Marketingu na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania. W wyjątkowych okolicznościach, za zgodą przełożonego, dopuszczony jest zakup upominku przez pracownika bezpośrednio zainteresowanego, niemniej z uwzględnieniem wyżej wskazanych maksymalnych wartości takiego upominku. W takiej sytuacji, za poniesione koszty zakupu upominku, pracownik wręczający upominek, zobowiązany jest każdorazowo do przedłożenia w Dziale Księgowości dowodów zakupu/faktur, gdzie jako dane nabywcy zostały wskazane dane ATS Display Sp. z o. o., po uprzednim zarejestrowaniu takiego dokumentu przez Dział Administracji w rejestrze faktur oraz w wewnętrznym systemie CRM – ERP ATS Display Sp. z o.o.
Pracownicy ATS Display Sp. z o.o. mogą przyjmować i wręczać upominki o symbolicznej wartości materialnej, mające charakter marketingowy, takich jak kalendarze, długopisy czy inne gadżety reklamowe z logotypem ATS Display Sp. z o.o. bądź logotypem partnera biznesowego ATS Display Sp. z o.o.
W żadnej sytuacji niedopuszczalne jest przekazywania lub przyjmowania gotówki lub jej ekwiwalentu jako upominku, a także zaproszeń o charakterze luksusowym.
Pracownicy są zobowiązani do niezwłocznego poinformowania bezpośredniego przełożonego po otrzymaniu lub podarowaniu upominku przez swój dział.
Zabronione jest wręczanie jakichkolwiek upominków, niezależnie od ich wartości, audytorom jednostek certyfikujących, urzędnikom państwowym i samorządowym, a także osobom pełniącym funkcje publiczne.

Korzystanie z innych form gościnności

Pracownicy ATS Display Sp. z o.o. mogą uczestniczyć w organizowanych przez partnerów biznesowych bezpłatnych konferencjach lub szkoleniach, jeśli ich tematyka jest ściśle związana z zakresem obowiązków służbowych pracowników w nim uczestniczących. Koszty transportu oraz zakwaterowania związane z wydarzeniami, o których mowa powyżej, pokrywane są przez ATS Display Sp. z o.o.
Uczestnictwo w wydarzeniach, o których mowa powyżej, wymaga każdorazowo zgody Członka Zarządu.
Zapisy Polityki nie dotyczą służbowych spotkań (śniadania, lunche, kolacje) z partnerami biznesowymi, organizowanych w celu budowania i podtrzymywania relacji biznesowych. Pracownicy mogą uczestniczyć w tych spotkaniach wyłącznie w ramach realizacji zadań służbowych, z zastrzeżeniem, że charakter takich spotkań nie odbiega od standardów przyjętych w zwykłych relacjach biznesowych.
W przypadku spotkań biznesowych inicjowanych przez ATS Display Sp. z o.o., dopuszczalne jest pokrycie przez ATS Display Sp. z o.o. kosztów wyżywienia i/lub noclegów przedstawicieli partnerów biznesowych, jednakże decyzję o tym każdorazowo podejmuje Członek Zarządu.
Pracownicy zapraszający na spotkanie biznesowe, za poniesione koszty związane z takim spotkaniem, zobowiązani są każdorazowo do przedłożenia w Dziale Księgowości dowodów zakupu/faktur, gdzie jako dane nabywcy zostały wskazane dane ATS Display Sp. z o.o., po uprzednim zarejestrowaniu takiego dokumentu przez Dział Administracji w rejestrze faktur oraz w wewnętrznym systemie CRM – ERP ATS Display Sp. z o.o.

Sponsoring i darowizny

Każda darowizna udzielona przez ATS Display Sp. z o. o. musi być przejrzysta, ze wskazaniem obdarowanego oraz konkretnego celu, na który darowizna zostanie przeznaczona przez obdarowanego.
ATS Display Sp. z o.o. przyjęło zasadę, że wszelkie darowizny przekazywane są wyłącznie na cele społeczne, humanitarne lub wspierające lokalną edukację i kulturę, a więc na rzecz dobra wspólnego. Ma to służyć wspieraniu lokalnej społeczność i budowaniu przez ATS Display Sp. z o.o. pozytywnych relacji z nią.
Działalność sponsoringowa i darowizny nie może być związana z żadną relacją biznesową pomiędzy podmiotem sponsorowanym a ATS Display Sp. z o.o.
Sponsoring lub darowizny pieniężne przekazywane przez ATS Display Sp. z o.o., mogą być dokonywane wyłącznie w formie bezgotówkowej, za pośrednictwem przelewu na rachunek należący do obdarowanego.
Darowizny mogą zostać też przekazane w formie rzeczowej, np. w postaci zakupionej żywności czy środków pierwszej potrzeby, pod warunkiem zarejestrowania dowodów zakupu/faktur za takie przedmioty w rejestrze faktur ATS Display Sp. z o.o. i przekazania ich do Działu Księgowości.

Konflikt interesów

Wszyscy pracownicy ATS Display Sp. z o.o., Członkowie Zarządu Spółki, jak również osoby świadczące jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Spółki w ramach zawartych umów cywilno – prawnych zobowiązane są do unikania konfliktów interesów.
Za konflikt interesów należy uznać każdą sytuację, w której pracownik, działając w interesie własnym, w interesie innej osoby lub firmy, działa równocześnie wbrew interesowi ATS Display Sp. z o.o.
Każdy pracownik, który stwierdzi istnienie w jego przypadku konfliktu interesów, zobowiązany jest do niezwłocznego wyłączenia się ze sprawy, w której bierze udział, a dla której konflikt zachodzi. O zaistniałej sytuacji niezwłocznie należy poinformować bezpośredniego przełożonego lub bezpośrednio Zarząd celem wyznaczenia osoby, która przejmie prowadzenie sprawy.
Zadaniem kierowników działów jest ograniczanie ryzyka wystąpienia konfliktu interesów wśród podległych im pracowników poprzez prewencyjne informowanie o potencjalnych możliwościach wystąpienia takiego ryzyka i konsultowanie wszelkich wątpliwości, które pojawią się wśród podwładnych w tym zakresie.

Zgłaszanie nieprawidłowości

W przypadku zauważenie jakichkolwiek odstępstw od norm prawnych czy deklaracji zawartych w Polityce antykorupcyjnej, na podstawie „Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów w ATS Display Sp. z o.o.„, każdy pracownik ATS Display Sp. z o.o. powinien zgłaszać takie odstępstwo pisemnie, ustnie lub elektronicznie do Koordynatorów ds. nieprawidłowości. Można to zrobić anonimowo, wrzucając zgłoszenie do jednej z poufnych skrzynek znajdujących się w budynku ATS Display Sp. z o. o.
Zabrania się wszelkich działań odwetowych wobec pracownika, który w dobrej wierze zgłasza naruszenie zasad czy przepisów, nawet jeśli w trakcie wyjaśniania zaistniałej sytuacji zarzut okaże się bezpodstawny. Należy pamiętać, że działanie w dobrej wierze oznacza działanie bez złych zamiarów i nieuczciwości.
Dostawcy, Klienci i Partnerzy współpracujący z ATS Display mogą zgłosić wszelkie nieprawidłowości lub wątpliwości dotyczące potencjalnych praktyk korupcyjnych, nieuczciwej konkurencji i innych form niewłaściwego postępowania na adres mailowy sygnalisci@atsdisplay.com
Rejestr ze zgłoszonymi nieprawidłowościami prowadzony jest przez Koordynatorów ds. nieprawidłowości. Wgląd do rejestru ma Zarząd Spółki.